• 1. Applications

• 2. Organisation des fenêtres

• 3. Fermeture d'un programme instable

• 4. Configuration du clavier

• 5. Touches du clavier

• 6. Écran d'aide

Une application est un programme permettant de réaliser une tâche précise.

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Pour passer d’une application à l’autre, cliquez sur son bouton dans la barre de tâches ou sur une partie visible de sa fenêtre.

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GESTION D'UNE BASE DE DONNÉES

OBJECTIF :

• Créer un tableau sous forme de base de données;

• Utiliser des fiches pour gérer l'information de la base de données;

• Trier la base de données;

• Rechercher de l'information spécifique dans la base de données;

• Filtrer de l'information dans la base de données;

• Construire des critères de recherche.

INTRODUCTION AUX BASES DE DONNÉES :

Vous avez utilisé Excel pour établir des tableaux administratifs comprenant plusieurs formules et fonctions. Les chiffriers électroniques ont pour but premier de permettre la manipulation efficace de valeurs numériques, et Excel joue très bien ce rôle. Mais les possibilités du logiciel ne s'arrêtent pas là. On peut aller encore plus loin en transformant la feuille de calcul en base de données.

Une base de données est un fichier qui contient de l'information, sous forme de fiches, organisée de manière à en faciliter la recherche. Vous conviendrez que cette définition d'une base de données peut parfaitement bien s'appliquer aux tableaux que l'on a créés jusqu'ici dans œ cours. En fait, il n'y a presque pas de différence entre un tableau traditionnel et celui qui contient une base de données. La seule différence est que l'on traite le deuxième d'une façon particulière, grâce à certaines fonctions qui facilitent les recherches d'informations. Outre cette particularité, pour Excel, les deux types de tableaux sont traités de la même façon.

Créer une base de données :

Le tableau ci-dessous donne l'exemple d'une petite base de données, il s'agit d'une liste de composants électroniques dont on veut gérer le stock. On y trouve le numéro de la case où se trouve le composant, le code du composant, sa description, son prix, la quantité minimale dont on doit disposer, la quantité en stock, la quantité commandée, la quantité à commander et l’état de la commande. Dans ce tableau, il y a un seul enregistrement par ligne. Autrement dit une ligne complète est attribuée à chaque composant. On nomme l'ensemble des informations d'une même ligne une fiche ou un enregistrement.

Il est important de respecter les colonnes. Chaque colonne détient un type d'information précis. Seule des données du même type doivent se retrouver dans une même colonne. Chaque type d'information se nomme un champ Finalement il est important de donner un nom de champ différent à chaque colonne de la base de données. Ce nom doit apparaître en haut de chaque colonne. Dans la figure ci-dessus, la ligne 1 contient les noms de champ.

Organisation de la base de données :

Comme pour les autres tableaux, il est important de faire un schéma de notre base avant de commencer. Cela nous permet de mieux prévoir le nombre de colonnes et l'ordre dans lequel ces colonnes devront être placées ainsi que leur largeur. N'oubliez pas qu'un bon tableau doit être concis tout en étant complet, simple et exact. Il faut éviter la répétition d'informations, quitte à construire plus d'un tableau. Afin de nous faciliter la tâche, il faut s'assurer que la base, de données, est entourée de cellules vides pour qu'Excel puisse reconnaître facilement le début et la fin de la liste.

Lorsqu'elle est entourée de cellules vides, nul besoin d'indiquer à Excel la zone qui la délimite car il peut la détecter automatiquement. Sinon, il faudra sélectionner les cellules adéquates dans chaque opération que l'on voudra exécuter. Idéalement, comme on a plusieurs feuilles dans le classeur, on devrait créer la base de données sur une feuille distincte et n'y inscrire rien d'autre. Ainsi, aucune ambiguïté n'est possible, car la feuille ne contient que la base de données.

Il faudrait aussi s'assurer que la première ligne (et seulement celle-là) contient les titres de colonnes. S'il faut utiliser plus d'une ligne, on peut alors inscrire le titre dans une seule cellule, toutefois, utilisez Alt- Retour pour changer de ligne à l'intérieur de la cellule. Bien que l'on puisse employer plus d'une ligne pour les titres, Excel n'utilisera que la première. Or, il est possible de détruire les titres, par exemple lorsque la liste est triée. Dans un tel cas, Excel conserve la première ligne du haut, mais utilise toutes les autres dans le tri. Il n'y a toutefois pas de problème à inscrire un titre général en haut du tableau. Excel ignore cette ligne parce que plusieurs cellules y sont vides et qu'il faut que toutes les colonnes contiennent un titre.

Entrer des données :

Comme nous l’avons déjà vu, l’entrée des données peut être réalisée de la même façon que dans les autres tableaux. Mais à partir du moment où la base de données est commencée, on peut utiliser une grille pour faire l’entrée ou la modification de données. Cette technique est très efficace et agréable à utiliser.

Marche à suivre :

1. Si la base de données n’est pas créée, inscrire les titres des colonnes ainsi que la première ligne de données ;

2. Placer le pointeur dans une cellule contenant un titre ;

3. Dans le menu Données, choisir Grille. Une fenêtre alors apparaît ;

4. Entrer les données dans les cases de la grille (utiliser Tab et Maj-Tab pour déplacer le pointeur sans utiliser la souris) ;

5. Appuyer sur Retour ou cliquer sur Nouvelle pour commencer une autre fiche ;

6. Pour faire des corrections, utiliser la barre de défilement pour choisir une fiche, ou cliquer sur les boutons Précédente et suivante pour passer d’une fiche à l’autre ;

7. Cliquer sur fermer pour terminer.

Excel construit la boîte de dialogue en fonction de la base de données. À gauche, on trouve la liste de tous les champs, avec le nom de champ qui apparaît dans la première ligne du tableau. À droite, une série de boutons qui permettent de manipuler l'information.

Le bouton Nouvelle permet d'insérer une nouvelle fiche à la fin de la liste, tandis que Supprimer permet de retirer une fiche. Le bouton Rétablir, quant à lui, permet de remettre en place des données qu'on vient juste de remplacer par d'autres. Toutefois, dès qu'on change de fiche ou qu'on la supprime, ce bouton devient inutile car on ne peut plus remettre les vieilles données en place.

Les boutons Précédente et Suivante permettent de passer d'une fiche à l'autre. On peut toutefois faire la même chose en cliquant sur les flèches situées aux extrémités de la barre de défilement. On peut aussi changer de fiche en appuyant sur la touche Retour ou en maintenant Maj (Shift) et en appuyant sur Retour pour revenir.

Le bouton Critères permet de définir des critères de sélection. Finalement, le bouton Fermer permet de revenir à l'écran normal.

Recherche d’informations à partir de la grille :

Une première façon de rechercher une information dans les enregistrements consiste à utiliser la même grille qu'à l'entrée des données. En cliquant sur le bouton Critères de cette grille, on peut définir un critère servant à la sélection des fiches.

Par exemple, pour visualiser les composants en rupture de stock, on peut donner le critère Urgent dans le champ "État de la commande".

Les opérateurs relationnels :

Plusieurs opérateurs sont à notre disposition lorsqu’on détermine une condition. Les fonctions ET, OU, NON, FAUX et VRAI peuvent être utilisées, mais les opérateurs relationnels =, <, >. <=, >= et <> peuvent aussi s'avérer très utiles. Rappelons le rôle de ces opérateurs. Excel évaluera chaque relation de façon logique, en lui donnant une valeur VRAIE ou FAUSSE:

Les conditions :

Une condition consiste donc en une affirmation que l'ordinateur peut évaluer. Les plus simples ne possèdent qu'une opération, par exemple A3=A5, qui vérifie l'égalité entre deux cellules. Une condition ne peut donner que deux réponses, soit "VRAI ou FAUX". Dans ce cas, si l'égalité est vraie, la réponse le sera aussi, et vice versa.

Exemple : =SI(A3=C3;"Vrai"; "Faux")

Les conditions ne sont toutefois pas toujours aussi simples. Si l'on compare A3 à A5, et qu'en même temps on veuille le comparer à A7, il faut une double condition. Dès que la condition renferme plus d'une comparaison, il faut utiliser les fonctions "ET" et "OU". Ainsi, notre exemple devient A3=A5 et A3=A7. Excel vérifie alors si A3=A5, puis si A3=A7. Enfin, il vérifie si les deux conditions sont vraies et le résultat final donne VRAI ou FAUX selon le cas.

Exemple : =ET(A3=C3; A3=E3)

On peut même aller plus loin et vérifier si A3=A5 et A3=A7 ou si A3=A4 et A3=A6. 

Exemple : =OU(ET(A3=C3; A3=E3); ET(A3=A4; A3=C4))

Il n'y a presque pas de limites au nombre de comparaisons inscrites dans une condition. Cela nous permet d'effectuer des vérifications très précises et exactes. Le seul problème est de traduire tout cela en langage compréhensible par Excel. Les règles à suivre ne sont pas toujours évidentes. Voyons comment les deux exemples précédents se traduisent :

Dans cet exemple, on donne l'opérateur ET en premier puis, entre parenthèses, on inscrit comme arguments les deux conditions que l'opérateur doit évaluer.

Dans cet exemple, on vérifie quatre conditions. D'une part, si A3 est égal à A5 et à A7, ce qui donne, comme le premier exemple: ET(A3=A5; A3=A7). Ensuite, on vérifie si A3 est égal à A4 et à A6, c'est-à-dire ET(A3=A4; A3=A6). D'autre part, on veut savoir si l'un ou l'autre de ces opérateurs «ET» donne VRAI. C'est l'opérateur OU qui permet cela et la fonction devient OU (premier ET; deuxième ET).

On peut donc obtenir un résultat différent selon l'analyse logique d'une condition dans n'importe quelle cellule du tableau. Supposons, par exemple, un tableau qui montre les stocks d'un atelier de réparation. Ce tableau est donné en annexe. On désire que le tableau fasse ressortir les produits pour lesquels la quantité en stock est inférieure à un certain nombre (colonne F). De plus, on veut que soit calculée la quantité à commander pour rétablir la situation et avoir en stock la quantité minimale (incluant la quantité en stock et celle qui a déjà été commandée et qui est à recevoir). Enfin. si aucune unité n'est commandée, mais que le stock est trop bas, il faut inscrire la mention Urgent dans la dernière colonne.

Pour calculer la quantité à commander, il faut d'abord comparer la quantité en stock et celle qui est commandée à la quantité minimale (G2+H2<F2). Si cette condition est vraie, il faut commander immédiatement pour éviter la rupture de stock. On calcule alors la quantité minimale, moins ce qu'on possède en stock ou en commande (F2-(G2+H2)). Sinon, on inscrit 0 dans la cellule "Quantité à commander" (il faut alors l'inscrire entre guillemets).

Dans la dernière colonne, il faut vérifier le contenu de la colonne I afin de savoir si elle affiche 0 ou une quantité. Si elle affiche un nombre autre que 0, on vérifie alors si une quantité est commandée, car il y a risque de rupture de stock. Si aucune quantité n'a été commandée, on doit inscrire Urgent, sinon on n'inscrit rien (entre guillemets sans texte). Il faut donc vérifier deux conditions séparées par l'opérateur ET.

Voici le détail syntaxique de chaque fonction logique :

Indique VRAI seulement si toutes les conditions le sont. On peut inscrire jusqu'à 30 conditions différentes.

Affiche VRAI dès qu'une des conditions est vraie. On peut inscrire jusqu'à 30 conditions différentes. Cette fonction n'indique FAUX que lorsque tous les arguments sont faux.

Vérifie la condition et inscrit la valeur 1 si elle est vraie ou la valeur2 si elle est fausse. Condition peut contenir des opérateurs relationnels et des fonctions logiques. Les "—" peuvent être du texte, un nombre, une formule ou toute autre donnée qu'on entre dans la cellule. Si la valeur est du texte, il faut l'inscrire entre guillemets dans la fonction. Enfin, la valeur s'affiche dans le format de la cellule.

Voici un des exemples:

SI(A2>50; Vrai ; Faux)

Affiche Vrai si le contenu de la cellule A2 est plus grand que 50.

SI(ET(Bl<Cl ; Bl>Dl);"Gros Lot!" ; "Perdu!")

Affiche «Gros Lot!» si le contenu de B1 est plus grand que le contenu de D1 mais petit que celui de C1. Sinon, affiche «Perdu!».

SI(ET(C8<25 ; D8=0); "Très Urgent" ; "Urgent")

Affiche les mots «Urgent», ou «Très Urgent» selon les quantités aux cellules C8 et D8.